לגייס מרחוק – מדריך מקוצר לראיון עבודה וירטואלי
מצב החירום כבר הפך לשגרה. משרדים וחברות שמחליטים לגייס עובדים נאלצים להתאים את עצמם למצב החדש ולהעביר את הליך הגיוס לדיגיטל. איך מראיינים מרחוק כשהילדים בבית? ומה התחליף לסיבוב במסדרונות המשרד? 6 עקרונות שיעזרו לכם להתכונן ולצלוח את האתגרים החדשים.
1. קבעו הליך גיוס מסודר ותקשרו אותו למראיינים ולמועמדים
העבירו לכל המראיינים הליך ברור ומפורט בנושא גיוס מרחוק. פרטו באיזה תוכנה משתמשים, איך טכנית מפעילים את הפונקציות השונות ומי איש הקשר לעזרה ושאלות. רצוי גם להוסיף טיפים ודגשים לניהול הראיון מרחוק, בהתאם לעקרונות שנפרט בהמשך.
לקראת הראיון חשוב להדגיש למועמד שהראיון יעשה באופן וירטואלי וכבר בזימון לראיון לספק לו לינק והסבר על ההורדה של התוכנה או האפליקציה אם צריך, שמות המראיינים ומשך הראיון הצפוי. חשוב לזכור, ללחץ הרגיל שחווים מועמדים לפני ראיונות מתלווה בתקופה זאת גם לחץ נפשי וכלכלי. במקרים רבים יש בני זוג, ילדים או שותפים בדירה, ולכן כדאי לאפשר גמישות רבה יותר בשעות הראיונות, ולנסות לתזמן את הראיונות לנקודת זמן שקטה ככל האפשר, שנוחה לכל הצדדים.
2. בחרו את הפלטפורמה המתאימה ובדקו אותה לפני הראיון
לצד Zoom המוכרת יש תוכנות רבות וטובות בשוק, כמו למשל: Skype, Cisco Webex Meetings, BlueJeans, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet ועוד. לאור המצב רבות מהתוכנות מוצעות בחינם, לפחות לתקופה מוגבלת או בגרסאות שאינן פרימיום (אבל בהחלט מספקות לביצוע ראיונות עבודה).
כדי למנוע תקלות ולשדר מקצועיות, בדקו את התוכנה לפני הראיון, וודאו שהמצלמה עובדת, שהאינטרנט תקין ושהרקע וזווית הצילום טובים. אם אתם צריכים להשתמש ברקע וירטואלי או לשתף את מסך המחשב, בדקו את זה מראש כדי שבראיון הכל יעבוד בצורה חלקה.
3. הכינו את עצמכם כמו לפני ראיון פנים אל פנים
חשוב לשקף למועמד שהראיון מרחוק חשוב כמו ראיון פנים אל פנים, לכן התלבשו בהתאם, השתיקו את הטלפון, וודאו שיש לכם את קורות החיים של המועמד (כולל מספר הטלפון למקרה שהשיחה תנתק) וכתבו נקודות לבדיקה או נושאים לדיון. במידה ויש יותר ממראיין אחד על הקו חשוב לקבוע מראש את חלוקת העבודה ביניכם – מי פותח ומסביר על המשרד והתפקיד, מי מתמקד בשאלות מקצועיות וכו’, כדי שלא ייווצר מצב שתיכנסו אחד לדברי השני.
4. שמרו על פתיחות ומקצועיות
אמנם אי אפשר ללחוץ ידיים אבל העקרונות של ראיון פנים אל פנים נכונים גם לראיון מרחוק. חשוב לחייך ולהתחיל בסמול טוק כדי לעודד פתיחות ולהוריד לחץ. שימרו על קשר עין ודברו ברור. זכרו שהמועמד לא יכול לבקר במשרדי החברה לכן הצגת המשרד חשובה. הציגו את עצמכם, את הארגון (כולל ההווי וה-DNA של הארגון) וכמובן התפקיד. הפנו את המרואיין לאתר המשרד וככל שרלוונטי, גם לפרופיל שלכם ב-Careebiz, ובדקו אם יש עוד שאלות בנושא. כשהמועמד מדבר הקפידו להנהן כדי שידע שאתם עוקבים אחריו ואל תתפתו להציץ בוואטסאפ או לפתוח אימיילים במחשב. נצלו את היתרון בראיון וידאו (לעומת שיחה קולית) ושימו לב לשפת גוף והבעות הפנים של המועמד, כמו למשל, קשר עין, תנועות הידיים, צורת הישיבה, הבעות הפנים והקול. רשמו לעצמכם הערות במהלך הראיון, לא רק בקשר למה שאמר המועמד וההתרשמות שלכם, אלא גם על התהליך, כדי להבין מה עובד טוב יותר ומה פחות.
במצב הנוכחי, ההבדל העיקרי בין ראיון וירטואלי לרגיל הוא ההסתגלות לפלטפורמה שונה בתנאים לא אידיאליים, שמצריכה מהצדדים להיות קשובים ומרוכזים כדי להתגבר על המרחק הפיזי וההפרעות. התחשבו והיו סבלניים במקרה שהמועמד מבקש לחזור על שאלה, או שאתם שומעים נביחות או ילדים בוכים ברקע. לצד הסבלנות וההכלה, אל תוותרו על שאלות, דוגמאות ואלמנטים נוספים שהייתם מבקשים בראיונות רגילים.
5. סיימו בהוכרת תודה
הודו למועמד על הזמן שלו, הסבירו את המשך התהליך ומה השלבים הבאים שהוא צפוי לעבור. אם יש אי וודאות לגבי הלו”ז (בגלל המצב) שקפו את זה למועמד. ואם מדובר ב”פינאליסט” תדאגו שהוא ידע זאת כדי שלא תפספסו אותו. אם מדובר בראיונות הוידאו הראשונים שאתם מקיימים, כדאי לשקול לשלוח למועמד משוב קצר לאחר הראיון, וכך להפוך את הראיונות הבאים מטובים למעולים.
6. אל תפספסו את ההזדמנות
המצב לא אידיאלי, בלשון המעטה, אבל ראיונות מרחוק שמתנהלים בצורה נכונה יאפשרו לכם לשקף למועמדים ערכים חשובים כמו גמישות, יצירתיות, אמפתיה, מקצועיות, חדשנות וחוסן עסקי שחשובים לכל ארגון, והכי חשוב, יאפשרו לכם להגיע למועמדים איכותיים שמאוד קשה לאתר ולגייס בימים רגילים. ואף מילה על “לימונדה”.
